Offre d'emploi Médecins sans Frontières (MSF) - FLIGHTCO SUPPORT OFFICER (Officier de soutien de vol) à Djibouti
Lieu : Djibouti
Durée du travail : contrat à durée déterminée de 12 mois à mi-temps (50%) avec possibilités de renouvellement.
Les demandes doivent être adressées en anglais.
Les candidats doivent soumettre leur CV et lettre de motivation aux personnes suivantes:
Médecins Sans Frontières – Djibouti
Bureau administratif, Quartier le Héron, Extension Marabout, Lot N° 51 – Djibouti
Ou par email: msff-djibouti-recrutements@paris.msf.org
(Précisez dans l’objet du mail : “ FLIGHTCO SUPPORT OFFICER”)
Date limite de candidature: 10 avril 2025
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des tests.
Aucun contact face à face ou par téléphone ne sera pris en compte.
Aucun document envoyé à MSF-F (CV, lettre de motivation, copies de diplôme, lettres de recommandation) ne sera renvoyé.
RESPONSABILITÉS :
Soutenir l'équipe Air Ops dans les activités logistiques liées au transport aérien telles que le matériel/le fret, faciliter les déplacements des personnes et d'autres ressources avec les avions de MSF, conformément aux protocoles et normes MSF, pour offrir un service de distribution optimal et une allocation des ressources aux sections MSF au Yémen.
Assister l'agent de liaison dans les approbations et les notifications de vol et le tenir informé de tous les changements concernant les passagers, les itinéraires et le fret.
Soutenir les tâches logistiques et administratives des vols MSF
•Planifier et coordonner les tâches hebdomadaires et quotidiennes avec le coordonnateur des vols intersectionnels, le coordonnateur adjoint des vols et les points focaux des aéronefs pour gérer les préparatifs de vol pour toutes les sections.
•Assurer la liaison avec les chefs de mission des sections concernées, les LogCos, les HRCos et l'équipe MSF Djibouti concernant les arrivées et les départs d'avions à destination et en provenance du Yémen.
•Tenir le coordonnateur des vols intersectionnels et le coordonnateur adjoint des vols informés des problèmes de sécurité, des problèmes de traitement des passagers et des informations pertinentes des autorités aéroportuaires.
•Aider à mettre à jour les feuilles de suivi des vols pour compiler les rapports de situation mensuels et les enregistrements de vol.
•Assurer une bonne coordination avec les départements Logistique et Approvisionnement pour les transferts de fret vers et depuis Djibouti, y compris le suivi du chargement et du déchargement au niveau du terrain.
•Signalez tout dommage ou mauvaise manipulation du fret MSF à l'aéroport aux responsables concernés.
•Informer les équipes administratives des Sections (en charge des réservations) des clôtures de réservations (heures limites).
•Envoyez toutes les informations sur les passagers et le fret à l'agent de liaison à Djibouti pour demander l'autorisation de l'EHOC.
•Assurez-vous que tous les documents de l'avion sont reçus et tamponnés chaque matin avant les vols.
•Aider à la préparation des documents de vol à l’aide du logiciel « Flight Plan » de MSF.
•Aider à préparer les formulaires de station au sol, les copies de passeport et les manifestes et les envoyer aux points focaux des aéronefs.
•Informez toutes les parties concernées via Signal et par e-mail des horaires de ramassage et de planification.
•Coordonner avec le département logistique de Djibouti le nombre de véhicules requis pour le transport du matin et de l'après-midi.
•Assurer le suivi de toutes les cargaisons charters pour les sections MSF et mettre à jour régulièrement le fichier « Suivi des avions charters cargo ».
Soutien administratif et de conformité
•Collectez, suivez et archivez correctement les rapports de vol quotidiens et les bons de carburant.
•Aider à garantir les demandes et la réception en temps opportun des documents d'autorisation mensuels pour les permis d'atterrissage à Djibouti, Sanaa et Aden.
•Aider au paiement en temps opportun des frais d’atterrissage et de toute autre correspondance officielle avec les autorités aéroportuaires.
•Assurer le classement et l'archivage appropriés des frais d'atterrissage hebdomadaires/mensuels conformément aux procédures établies.
•Assurer quotidiennement le remboursement des avances au Service Financier et traiter les factures pour signature et tamponnage.
•Assurez le suivi des contrats expirant pour garantir un renouvellement ou un avis de résiliation en temps opportun.
•Aider à envoyer le PRE-Manifest un jour avant le vol avec des informations à jour.
•Assurez-vous que le manifeste final est envoyé à temps avec des informations précises et mises à jour.
Aider le Flight Co et l'assistant du Flight Co dans les opérations aériennes
•Préparer des lettres aux autorités locales selon les besoins.
•Organiser des réunions avec les autorités aéroportuaires si nécessaire.
•Récupérer et classer les documents de l'équipage après le ravitaillement de l'avion MSF pour un suivi hebdomadaire.
•Récupérer et classer les documents de l'équipage après les procédures de poids et d'équilibre.
•Assurez-vous que le numéro d'autorisation de l'Arabie saoudite, les permis d'atterrissage de Sanaa et d'Aden sont communiqués à toutes les parties prenantes concernées et correctement enregistrés dans l'aperçu du plan de vol et le manifest.
•Établir, en liaison avec l'équipage, la Feuille de Vol Journalière (horaire, itinéraire, passagers, fret, temps de vol, etc.) sous la supervision du Coordonnateur de Vol.
•Fournir une assistance à l’équipage de l’avion chaque fois que nécessaire.
•Superviser l'enregistrement des passagers et des bagages au terminal, en s'assurant que tout est en ordre avant le départ.
•S’assurer que les dispositions de transport (disponibilité des bus) pour l’embarquement et le débarquement des passagers sont en place.
•Soutenez le CICR dans l’enregistrement des passagers à l’aéroport.
Responsabilités supplémentaires
•Soutenir les agents de liaison dans les tâches et les fonctions qui leur sont assignées, selon les besoins.
•Exécuter toute autre tâche assignée par le coordonnateur de vol.
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES DE COMPETENCES
- Diplôme en logistique et gestion, avec des connaissances techniques et administratives souhaitables
- De préférence, une formation en opérations aériennes, en manutention au sol/passagers et en marchandises dangereuses est un atout majeur.
En dehors de MSF : Au moins 2 ans d'expérience pertinente avec des compétences démontrées en opérations aériennes, de préférence à l'aéroport de Djibouti (connaissance générale de la manutention du fret et des passagers, préparation des vols)
- Langue de mission essentielle : Anglais. Langues locales souhaitées Français et Arabe
- Compétences informatiques (Excel, Word, MS Outlook).
- Travail en équipe et coopération
- Flexibilité
- Adhésion aux principes de MSF
- Diplomatie
- Gestion du stress
Durée du travail : contrat à durée déterminée de 12 mois à mi-temps (50%) avec possibilités de renouvellement.
Les demandes doivent être adressées en anglais.
Les candidats doivent soumettre leur CV et lettre de motivation aux personnes suivantes:
Médecins Sans Frontières – Djibouti
Bureau administratif, Quartier le Héron, Extension Marabout, Lot N° 51 – Djibouti
Ou par email: msff-djibouti-recrutements@paris.msf.org
(Précisez dans l’objet du mail : “ FLIGHTCO SUPPORT OFFICER”)
Date limite de candidature: 10 avril 2025
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des tests.
Aucun contact face à face ou par téléphone ne sera pris en compte.
Aucun document envoyé à MSF-F (CV, lettre de motivation, copies de diplôme, lettres de recommandation) ne sera renvoyé.
RESPONSABILITÉS :
Soutenir l'équipe Air Ops dans les activités logistiques liées au transport aérien telles que le matériel/le fret, faciliter les déplacements des personnes et d'autres ressources avec les avions de MSF, conformément aux protocoles et normes MSF, pour offrir un service de distribution optimal et une allocation des ressources aux sections MSF au Yémen.
Assister l'agent de liaison dans les approbations et les notifications de vol et le tenir informé de tous les changements concernant les passagers, les itinéraires et le fret.
Soutenir les tâches logistiques et administratives des vols MSF
•Planifier et coordonner les tâches hebdomadaires et quotidiennes avec le coordonnateur des vols intersectionnels, le coordonnateur adjoint des vols et les points focaux des aéronefs pour gérer les préparatifs de vol pour toutes les sections.
•Assurer la liaison avec les chefs de mission des sections concernées, les LogCos, les HRCos et l'équipe MSF Djibouti concernant les arrivées et les départs d'avions à destination et en provenance du Yémen.
•Tenir le coordonnateur des vols intersectionnels et le coordonnateur adjoint des vols informés des problèmes de sécurité, des problèmes de traitement des passagers et des informations pertinentes des autorités aéroportuaires.
•Aider à mettre à jour les feuilles de suivi des vols pour compiler les rapports de situation mensuels et les enregistrements de vol.
•Assurer une bonne coordination avec les départements Logistique et Approvisionnement pour les transferts de fret vers et depuis Djibouti, y compris le suivi du chargement et du déchargement au niveau du terrain.
•Signalez tout dommage ou mauvaise manipulation du fret MSF à l'aéroport aux responsables concernés.
•Informer les équipes administratives des Sections (en charge des réservations) des clôtures de réservations (heures limites).
•Envoyez toutes les informations sur les passagers et le fret à l'agent de liaison à Djibouti pour demander l'autorisation de l'EHOC.
•Assurez-vous que tous les documents de l'avion sont reçus et tamponnés chaque matin avant les vols.
•Aider à la préparation des documents de vol à l’aide du logiciel « Flight Plan » de MSF.
•Aider à préparer les formulaires de station au sol, les copies de passeport et les manifestes et les envoyer aux points focaux des aéronefs.
•Informez toutes les parties concernées via Signal et par e-mail des horaires de ramassage et de planification.
•Coordonner avec le département logistique de Djibouti le nombre de véhicules requis pour le transport du matin et de l'après-midi.
•Assurer le suivi de toutes les cargaisons charters pour les sections MSF et mettre à jour régulièrement le fichier « Suivi des avions charters cargo ».
Soutien administratif et de conformité
•Collectez, suivez et archivez correctement les rapports de vol quotidiens et les bons de carburant.
•Aider à garantir les demandes et la réception en temps opportun des documents d'autorisation mensuels pour les permis d'atterrissage à Djibouti, Sanaa et Aden.
•Aider au paiement en temps opportun des frais d’atterrissage et de toute autre correspondance officielle avec les autorités aéroportuaires.
•Assurer le classement et l'archivage appropriés des frais d'atterrissage hebdomadaires/mensuels conformément aux procédures établies.
•Assurer quotidiennement le remboursement des avances au Service Financier et traiter les factures pour signature et tamponnage.
•Assurez le suivi des contrats expirant pour garantir un renouvellement ou un avis de résiliation en temps opportun.
•Aider à envoyer le PRE-Manifest un jour avant le vol avec des informations à jour.
•Assurez-vous que le manifeste final est envoyé à temps avec des informations précises et mises à jour.
Aider le Flight Co et l'assistant du Flight Co dans les opérations aériennes
•Préparer des lettres aux autorités locales selon les besoins.
•Organiser des réunions avec les autorités aéroportuaires si nécessaire.
•Récupérer et classer les documents de l'équipage après le ravitaillement de l'avion MSF pour un suivi hebdomadaire.
•Récupérer et classer les documents de l'équipage après les procédures de poids et d'équilibre.
•Assurez-vous que le numéro d'autorisation de l'Arabie saoudite, les permis d'atterrissage de Sanaa et d'Aden sont communiqués à toutes les parties prenantes concernées et correctement enregistrés dans l'aperçu du plan de vol et le manifest.
•Établir, en liaison avec l'équipage, la Feuille de Vol Journalière (horaire, itinéraire, passagers, fret, temps de vol, etc.) sous la supervision du Coordonnateur de Vol.
•Fournir une assistance à l’équipage de l’avion chaque fois que nécessaire.
•Superviser l'enregistrement des passagers et des bagages au terminal, en s'assurant que tout est en ordre avant le départ.
•S’assurer que les dispositions de transport (disponibilité des bus) pour l’embarquement et le débarquement des passagers sont en place.
•Soutenez le CICR dans l’enregistrement des passagers à l’aéroport.
Responsabilités supplémentaires
•Soutenir les agents de liaison dans les tâches et les fonctions qui leur sont assignées, selon les besoins.
•Exécuter toute autre tâche assignée par le coordonnateur de vol.
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES DE COMPETENCES
- Diplôme en logistique et gestion, avec des connaissances techniques et administratives souhaitables
- De préférence, une formation en opérations aériennes, en manutention au sol/passagers et en marchandises dangereuses est un atout majeur.
En dehors de MSF : Au moins 2 ans d'expérience pertinente avec des compétences démontrées en opérations aériennes, de préférence à l'aéroport de Djibouti (connaissance générale de la manutention du fret et des passagers, préparation des vols)
- Langue de mission essentielle : Anglais. Langues locales souhaitées Français et Arabe
- Compétences informatiques (Excel, Word, MS Outlook).
- Travail en équipe et coopération
- Flexibilité
- Adhésion aux principes de MSF
- Diplomatie
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